PRIORITEITEN HRM

In het najaar vangen de budgetrondes voor het volgend jaar weer aan. Uitgangspunt voor elk budget zijn de activiteiten die verricht moeten worden. Vaak hebt u het niet aan tijd deze eerst in kaart te brengen, immers uw afdeling Finance wil de cijfers hebben en u bent al druk genoeg. Toch zou het plezierig zijn, ook los van uw budget, de prioriteiten voor het volgend jaar in kaart te hebben gebracht. Dit heeft veel voordelen:

• uw afdeling krijgt meer "gezicht";
• iedereen binnen uw afdeling weet wanneer en door wie bepaalde activiteiten verricht worden;
• u bent in staat de activiteiten beter te monitoren en uw medewerkers te beoordelen;
• rapportage naar uw superioren of collega's is nu overzichtelijk en actueel te verantwoorden;
• een overzichtelijk geheel geeft meer inzicht in de taakbelasting over het gehele jaar;
• u kunt van tevoren met management afstemmen of uw prioriteiten ook de hunne zijn;
• bij tussentijds opkomende prioriteiten kunt u aangeven wat de gevolgen zijn voor alle andere;
• en last but not least kunt u een betere kostenverantwoording van uw afdeling weergeven en bent u daardoor beter in staat daarover een zakelijke discussie te voeren.

Uit management discussies en ervaring met deze manier van werken, weten wij dat na verloop van tijd de prioriteiten beter in lijn (gaan) liggen met de strategische doelstellingen van de organisatie en dat er projectmatig gewerkt gaat worden binnen uw afdeling.

Tot standkoming prioriteiten

De prioriteiten opstelling komt tot stand via "metaplan". Dit is een methode waarbij de activiteiten effectief d.w.z. zonder eindeloze discussies in kaart worden gebracht. Tevens is het team eigenaar van de activiteit en de keuzes die worden gemaakt. Er wordt verondersteld dat de betrokkenen het meeste inzicht en belang hebben bij het vinden van oplossingen. Het is een interactieve activiteit die iedereen in beweging zet.

Voorzover u niet met de metaplan methode op de hoogte bent komt het eenvoudig gesteld hier op neer dat iedereen veronderstelde prioriteiten/activiteiten afzonderlijke noteert op memo velletjes. Vervolgens worden deze op een wand geplakt, kris kras door elkaar, en krijgt het team de taak deze te rubriceren naar soortgelijke activiteit. Op basis van wettelijke vereisten, managementafspraken of jaarlijks terugkerende activiteiten vindt daarna een indeling plaats per maand en worden alle overige prioriteiten daarna verdeeld over het jaar. Tot slot vindt er de echte afwegingsfase plaats van wie de trekker is van de activiteit, hoe de prioriteiten binnen het activiteiten scala per maand liggen en of deze in lijn zijn met een realiseerbare werkbelasting

Monitoring

Het zijn uw prioriteiten en die van al uw teamleden. Betrokkenheid van allen is dus van het grootste belang en niet in het minst van de leidinggevende. Hij/zij vormt immers de brug naar hoger en gelijkwaardig management. Niettemin legt een groot deel van de verdere planning en realisatie bij de teamleden. Het heeft daarom ook de voorkeur dat een onafhankelijke "moderator" soortgelijke sessies begeleidt. Deze zal zich niet bemoeien met de inhoud, maar zich volledig richten op het proces.

Onze professionals vervullen deze rol van moderator. Zij zijn ervaren met deze methode, kennen het HR vak bij uitstek en hebben veel ervaring met prioriteit en planningsprocessen. Zij bieden u tevens een methode om uw planning in kaart te brengen en te monitoren.

Uw investering

Slechts in één middag en een avond zijn al uw prioriteiten in kaart gebracht, gerubriceerd en toegewezen per maand en per teamlid. Door ook een avondgedeelte er bij te nemen, is er een mindere dagbelasting, wordt de meeting ook als werk ervaren i.p.v. een uitje en is de druk om te presteren groter. Daarnaast is de beschikbaarheid van alle teamleden in veel gevallen beter en is er tevens een mogelijkheid om ook sociale momenten te creëren. (b.v. afsluitend diner). Desalniettemin kan ook voor een andere dagindeling gekozen worden. De gehele activiteit neemt ongeveer 6-8 uur in beslag.

Als voorbereiding bent u als leidinggevende ongeveer een uur kwijt aan afspraken maken met de moderator die u van te voren bezoekt. Daarnaast kost de organisatie van locatie en materiaal u enige tijd, welke wij ook tegen kostprijs voor onze rekening kunnen nemen.