Niemand verdwaalt ooit op een rechte weg ~Goethe~
STEPP – Systematisch Tijd Effectieve Projectplanning
Projectmanagement valt te leren
Als mensen ergens naar toe moeten dan plannen ze de route, schatten in hoeveel tijd het gaat kosten, bepalen wie er mee gaan en kijken bij grotere trajecten naar de kosten. Bij werken lijkt het veelal makkelijker het even snel op eigen wijze te doen i.p.v. van tevoren het te plannen, het te overzien en de juiste stappen te kiezen. Naar kosten wordt soms nauwelijks gekeken en tijd is vaak niet belangrijk zolang er nog tijd is. Hulp is vaak alleen nodig op het laatste moment en afstemming vindt nauwelijks of ongestructureerd plaats. Het is echter even simpel om een project in stappen uit te zetten als het uitstippelen van een reis.
Project coaching
Er zijn vele cursussen in projectmanagement. Er zijn zelfs afstudeervakken in. Vaak zijn die van toepassing op complexe technische processen, zoals in de ICT, de bouw en het ontwerpen en realiseren van technische producten. Daarvoor bestaan allerlei ingewikkelde trainingen.
Onze programma’s richten zich echter op projectmanagement van uitgebreidere opdrachten in de beleids- ,onderzoek- of implementatiesfeer. Daarin is het vooral van belang dat professionals leren te denken in stappen, logische verbanden, tijdsplanning, kritische momenten en dit planmatig in kaart leren te brengen. Vervolgens leren ze hun planning af te stemmen op de bredere context, weten te rapporteren en kunnen resultaten laten zien. Dit bevordert dat medewerkers niet alleen ergens aan beginnen, maar ook hun werk afmaken.
Onze programma’s zijn verre van theoretisch. Sterker nog, voor de theorie hebt u volgens ons genoeg aan een goed boek over projectmanagement. Professionals leren bij ons projecten managen in de praktijk, vergelijkbaar met het leren autorijden. Zo leert u veel handelingen tegelijkertijd of achterelkaar verrichten. Zeker bij projecten is dit de beste leerweg. Onze programma’s zijn gericht op het leren on the job en in de eigen werksituatie.
Projectmanagement voor u
Voor hun die planmatig willen werken, meer grip op projecten en trajecten willen krijgen en het gevoel willen hebben dat deze op schema en binnen budget zitten bieden wij een basistraining projectmanagement. Deze training is geschikt voor management en medewerkers die regelmatig belast worden met meer complexere taken en of opdrachten
Na deze coaching bent u in staat:
- succesvol projectmatig te werken;
- de opdracht en het resultaat helder af te bakenen;
- om een project te faseren en te plannen;
- projecten te beheersen op tijd, budget, kwaliteit, informatie en organisatie;
- uw projectorganisatie optimaal af te stemmen op de projectomgeving;
- inzicht te krijgen in effectieve samenwerking en communicatie binnen projectteams.
Programma
Het programma van de Projectmanagement Basistraining bestaat uit 4 trainingsessies. De directe tijdsinvestering per deelnemer bedraagt ± 16 uur. Verder besteedt men een aantal uren aan tussentijdse opdrachten die altijd betrekking hebben op het eigen werk van de deelnemer. Indien nodig onderhouden wij ook per telefoon of email contact met de deelnemer. Bij voorkeur wordt het coachings programma gegeven in groepen van maximaal 6 deelnemers binnen één organisatie. Individuele coaching is op aanvraag mogelijk.
Dag 1
Plenair wordt aandacht besteed aan de projectstappen en componenten. Onderwerpen zijn onder meer: waarvoor zijn projectplannen nodig, welke onderwerpen lenen zich daarvoor en wat dragen de projectstappen bij aan het geheel, hoe ziet een projectomschrijving er uit en waaraan moet een projectplan voldoen. Vervolgens worden deelnemers individueel op de werkplek begeleid bij het opstellen van een projectomschrijving (de projectdefinitie) en de eerste beginselen van een projectplan (projectactiviteiten plannen) met behulp van Microsoft Project 2003 of Excel.
Dag 2 (na 2 weken)
Individueel wordt ingegaan op de gemaakte conceptplanningen. Er wordt vervolgens nader gewerkt aan een krachtenveld- en omgevingsanalyse, het inplannen van resources of partners, de projectkosten inschatten, de kwaliteitsnormen bepalen en risico’s inschatten, het verspreiden en communiceren van de projectplannen. Tevens wordt een aanzet gemaakt met het integreren van acties uit de projectplannen in taak- en timemanagement.
Dag 3 en 4 (na respectievelijk 4 en 8 weken)
Individuele begeleiding op de werkplek, waarbij de deelnemer verder wordt ondersteund en gecoacht in onder het bijhouden van de voortgang, de planning bij te stellen, de resources beheren en het afstemmen met deelnemers, de kosten te bewaken en de status van het project te rapporteren. Tevens wordt ook ingegaan op het afsluiten van projecten
Vergadersessies (2 maal tussentijds of nadien)
Op basis van de tot stand gekomen planningen worden de deelnemers begeleid in het presenteren en rapporteren van de voortgang in daarvoor bestemde teammeetings, waarbij aandacht zal worden gegeven aan de status, de kosten en resources, de kwaliteit en risico’s en de communicatie. Met name vindt coaching plaats op het behalen van milestones, de effectiviteit, de zinvolheid van de rapportage en de te maken keuzes. Deze coaching wordt ingepast in het normale werkoverleg en wordt afhankelijk gesteld van de aanwezige projectplannen.